چگونه نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه استفاده می شود؟
بسیاری از مشاغل ابتدا تصور خامی از مشتری تجسم می کنند و سپس آنرا تکمیل می کنند. در این راستا، صدها وظایف وجود دارد تا یک کسب و کار مشتریان را به سمت خود جلب کند. برخی از ابزارها و استراتژی ها برای یک کسب و کار بنیادی هستند و بدون آن ها کسب و کار در طولانی مدت دوام نمی آورد. نرم افزار CRM و مدیریت پروژه جزء این ابزارهای لازم می باشند و در صورتی که به درستی و با یک برنامه هوشمند اجرا شوند، موجب موفقیت یک کسب و کار و یا یک صنعت می شوند. آنها ابزارهای با اهمیتی می باشند که به افراد یک کسب و کار کمک می کند تا کیفیت و پیشرفت کار، پاسخ مشتری و سود حاصل از شرکت را پیگیری کنند.
نرم افزار CRM چیست؟
در مطلب ” نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) چیست؟ ” بطور کامل توضیحاتی در باره نرم افزار CRM دادیم، اما بصورت خلاصه CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management به معنای مدیریت ارتباط با مشتری می باشد. ابزارهای متعددی وجود دارند که به تیم کسب و کار کمک می کنند تا به موفقیت کسب و کار در سطح مشتری دست یابند. نرم افزار CRM تمام فعالیت ها و استراتژی هایی که برای تحلیل تعامل مشتری با برند استفاده می شود را تحت پوشش قرار می دهد. همچنین خدمات پیگیری روند کار، تعاملات، بازدیدکنندگان و مراجعات و سایر موارد را ارائه می دهد. هدف اصلی ارتقای تعامل کسب و کار- مشتری و رشد فروش می باشد.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه، از سوی دیگر، برنامه ریزی، اجرا، پیگیری و تکمیل کل پروژه می باشد. مدیریت پروژه شامل استفاده از طرح عملیاتی، مدیریت بودجه، پشتیبانی سریع و پیگیری پیشرفت وظایف و گزارش های گردش کار می باشد. بطور خلاصه، از طریق مدیریت پروژه، شما تمام مراحل کسب و کار را تا رسیدن به اهداف و حتی فراتر از آن پیگیری می کنید.
هر دو این ابزارهای پشتیبانی فوق العاده در یک یا چند سطح از سوی شرکت مورد استفاده قرار می گیرند. شرکت های بسیاری اکنون سعی می کنند تا این دو ابزار را با یکدیگر یکپارچه کنند تا از اثر بخشی هر دو ابزار استفاده نمایند. با یکپارچه سازی این ابزارهای مفید، تجارب بیستر و منسجم تری به دست می آید و تکنیک های فروش، بازاریابی و عملیاتی بیشتر نمود پیدا می کنند.
نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه
عناصر خودکار شده مدیریت پروژه می توانند پروژه ها را برنامه ریزی شده، به موقع و با بودجه تعیین شده تکمیل نمایند. مدیریت پروژه با راه اندازی و برنامه ریزی شروع می شود و با تکمیل (به موقع) و بررسی، و برنامه درگیر در هر مرحله از فرایند خاتمه می یابد. پروژه ها می توانند هنگامی بررسی شوند که در حال پیشرفت هستند.
یک بررسی احتمالاً شامل مقایسه فرایندهای مدیریت پروژه تایید شده با روشی که پروژه واقعاً مدیریت می شود، می باشد. هر پروژه باید برای سطح مناسب کنترل مورد نیاز ارزیابی شود: کنترل بسیار زیاد وقت گیر می باشد، کنترل بسیار کم باعث می شود که از جدول زمانی برنامه ریزی شده دور شوید. اگر کنترل پروژه به درستی پیاده سازی نشود، هزینه باید بر حسب خطا ها و مشکلات مشخص شود.
بطور سنتی، مدیریت پروژه شامل چهار یا پنج گروه فرایند مدیریت پروژه، و یک سیستم کنترل می باشد. صرف نظر از روش و یا اصطلاحات مورد استفاده، فرآیندهای مدیریت پروژه اساسی یا مراحل توسعه استفاده خواهند شد. گروه های فرایند اصلی بطور کلی شامل موارد زیر می باشند:
- شروع- تعیین پروژه مورد نیاز
- برنامه ریزی- طبقه بندی تمام جنبه ها
- اجرا- راه اندازی پروژه
- نظارت- مشاهده پیشرفت
- پایان- تکمیل و بررسی
- چگونه نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به یکدیگر کمک می کنند
نرم افزار CRM با روش هایی متعددی تا حد زیادی به مدیریت پروژه کمک می کند. لیست زیر به برخی از این موارد اشاره می کند:
- کمک به کسب و کار جهت مدیریت چرخه عمر مشتری در یک سیستم
- کمک به تیم های مجزا جهت همکاری با یکدیگر در طرح های مشتری از طریق مدیریت وظایف متحد، پایپ لاین های پروژه، بودجه بندی، تهیه گزارش و یادآوری ها
- ارتباط با بازخوردهای مشتری و وارد کردن آنها در پروژه های در حال اجرا
- بازگشت سرمایه بهتر
بطور کلی، هنگامی که نرم افزار CRM و مدیریت پروژه با یکدیگر ادغام می شوند، به خوبی کار می کنند. سه ویژگی دیگر که با ادغام نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به دست می آورید به شرح زیر می باشد:
پیگیری لیست فازهای پروژه
برای تمرکز بر روی یک پروژه، لیست فازهای پروژه، اهداف دست یافتنی تیم پروژه را مشخص می کند. با یک نرم افزار CRM، گزارش ها می توانند در فاصله زمانی خاصی ایجاد شوند و به مدیر پروژه تحویل داده شوند. به علاوه، داشبورد موجود در نرم افزار CRM به مدیر پروژه این امکان را می دهد تا با دسترسی از پیش تعیین شده ای به محض پیشرفتی در پروژه از آن مطلع شود.
برای تمرکز بر روی یک پروژه، لیست فازهای پروژه، اهداف دست یافتنی تیم پروژه را مشخص می کند. با یک نرم افزار CRM، گزارش ها می توانند در فاصله زمانی خاصی ایجاد شوند و به مدیر پروژه تحویل داده شوند. به علاوه، داشبورد موجود در نرم افزار CRM به مدیر پروژه این امکان را می دهد تا با دسترسی از پیش تعیین شده ای به محض پیشرفتی در پروژه از آن مطلع شود.
تکرار وظایف
پروژه ها به قسمت های کوچکتر و با قابلیت مدیریت بهتر، به نام وظیفه تبدیل می شوند. وظایفی که شامل بخشی از پروژه می باشند، می توانند بصورت خودکار ایجاد شده و به یک وضعیت تکراری اختصاص داده شوند. در نتیجه، ماهیت تکراری وظایف خاص می تواند بدون هیچ گونه نظارت خاصی در برنامه اجرا شود. در نتیجه، اعضایی که نقش بزرگتری دارند می توانند بدون تاخیر بر روی وظائف پیچیده بیشتری متمرکز شوند.
پروژه ها به قسمت های کوچکتر و با قابلیت مدیریت بهتر، به نام وظیفه تبدیل می شوند. وظایفی که شامل بخشی از پروژه می باشند، می توانند بصورت خودکار ایجاد شده و به یک وضعیت تکراری اختصاص داده شوند. در نتیجه، ماهیت تکراری وظایف خاص می تواند بدون هیچ گونه نظارت خاصی در برنامه اجرا شود. در نتیجه، اعضایی که نقش بزرگتری دارند می توانند بدون تاخیر بر روی وظائف پیچیده بیشتری متمرکز شوند.
نقش های پروژه
در تخصیص نقش های مختلف در یک پروژه، هر چه تعداد بیشتری در یک پروژه شرکت کنند، مدیریت روابط افراد با یکدیگر پیچیده تر می شود. به دلیل اینکه پلت فرم، به روش های مختلف تیم های مختلف را به هم متصل می کند، نقش های پروژه می توانند با استفاده از قابلیت های پیگیری که ذاتاً در نرم افزار CRM وجود دارند ، مشخص می شوند.
در تخصیص نقش های مختلف در یک پروژه، هر چه تعداد بیشتری در یک پروژه شرکت کنند، مدیریت روابط افراد با یکدیگر پیچیده تر می شود. به دلیل اینکه پلت فرم، به روش های مختلف تیم های مختلف را به هم متصل می کند، نقش های پروژه می توانند با استفاده از قابلیت های پیگیری که ذاتاً در نرم افزار CRM وجود دارند ، مشخص می شوند.
سناریویی برای استفاده از مدیریت پروژه در یک پلت فرم CRM
در ادامه یک کاربرد مرسوم مدیریت پروژه در نرم افزار CRM را بیان می کنیم. هرگاه یک سرنخ وارد نرم افزار CRM می شود، فرایندهایی وجود دارند که آن سرنخ را به یک مشتری واقعی تبدیل می کنند. برخی از مشتریان به توجه خیلی کمتری احتیاج دارند. سایر مشتریان به توجه بیشتری احتیاج دارند. بسته به صنعت و ماهیت کسب و کار مشتری و پیشینه خرید وی، ممکن است به در نظر گرفتن نیازهای خاصی احتیاج داشته باشد. این جایی است که مدیریت پروژه وارد میدان می شود.
مدیریت ارتباط با مشتری شامل مدیریت انتظارات مشتری می باشد. با مدیریت پروژه، به این نیازهای خاص توجه می شود، مشکلات دیده نشده بر طرف شده و وظائف لازم انجام می شوند تا کسب و کار راحت تر به مقصد برسد. هرگاه پروژه تکمیل شد، داده های در حال پیگیری در نرم افزار CRM جمع آوری می شوند و کمپین های بازاریابی می توانند ایجاد شوند.
همان طور که می بینید، نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به خوبی با یکدیگر کار می کنند. ماهیت انعطاف پذیر این دو در یک برنامه به رشد سریعتر کسب و کار ها کمک می کند. با تمام داده های به دست آمده و نمایش داده شده در یک داشبورد کامل و واحد، تمام اعضای تیم می توانند پیشرفت ها را پیگیری کنند و در صورت لزوم اصلاحات لازم را انجام دهند. با پیشرفت تکنولوژی، به دنبال افزایش نقش مدیریت پروژه در پلت فرم CRM باشید.
